一、什么是離職面談

我們將離職面談定義為“企業為了解進入離職程序或已離職的員工對于企業各種內部狀況的最終意見和看法而與員工進行的談話”。

（1）離職面談的主體

主要針對自愿放棄現有工作，進入離職辦理程序或已離職的員工（而并非有意向離職的員工）。

（2）離職面談的目的

通過面談發現企業、工作開展時的漏洞與不完善之處，從中發現與企業工作有關的信息，幫助企業管理者認清事實，解決管理過程中存在的各種問題，以便于企業日后更好地改進與提升（而并非以留住離職員工為主要目的）。

（3）了解員工離職的一般原因

晉升機會有限、自己的業績不被賞識、薪酬不合理是主要原因。此外，還有對自己的上司不滿意、對工作氛圍不滿意、對人際關系不滿意、認為工作強度太大等因素。

二、離職面談的重要性

典故“徐庶走馬薦諸葛”就是一個非常典型的離職面談案例，劉備送走了一個員工徐庶，但徐庶卻為他推薦了一個更為優秀的繼任者——諸葛亮。可見，即使是已經離開公司的員工，在某種意義上仍然可以是“潛在”的人力資源，離職面談益處較多。

（1）挽留核心員工

離職面談不僅可以融洽公司與離職員工的關系，還可起到挽留核心員工的作用——避免留在企業的其他優秀的在職員工“人在曹營心在漢”。

（2）關懷離職員工

對于企業不想留用的員工，也可以通過離職面談降低雙方的敵對意識，體現出企業對員工的尊重與關懷。在職員工是企業的寶貴資源，我們應倍加珍惜，如果在職員工出現了問題、遇到了困難，我們要第一時間給予幫助。換而言之，這是內部矛盾，只要關起門來、靜下心來，就都有機會解決。對于即將或已經離職的員工，我們應加大重視，給予更多的關心。也許人離開了，希望他們的心還是留在公司、向著公司。

（3）提升公司形象

通過面談能傳達出公司重視員工意見的信息，無論對公司內部還是對外部而言，都是公司的加分項。而且還能將企業重視人才、尊重人才的理念通過離職員工帶到別的企業，樹立企業以人為本的形象，對于增強企業的人才吸引力大有益處。

（4）放眼未來合作

通過面談，可以向離職員工發出友善信號，使其認識到他仍然是公司的“朋友”。很多時候，與離職員工保持良好關系，還可能為公司帶來很多長遠的利益，比如新的客戶和市場機會、人才推薦機會，甚至優秀離職員工重新回到公司繼續效力等。

三、要有效地進行離職面談

第一種情形

是員工并不是真正想走，僅僅因為內部矛盾，一時沖動而產生了離職想法，但是意愿并不是非常明確、堅定，只因某件事情的刺激而萌生去意。此時HR部門如能及時出面溝通，曉之以理，動之以情，化解其沖動，往往能使優秀員工回心轉意，不至于事情鬧大了再無回旋的余地。

第二種情形

是針對員工已經辦理完離職手續，這時期的面談才稱為真正意義上的離職面談。要做好這項工作并非易事，在實施過程中會遇到一些問題和障礙。

主要表現為：

離職員工有所顧慮，不愿多談，有的企業會預留獎金，員工離職時，顧慮自己的談話或許會影響余下獎金的發放，于是閃爍其詞，不愿多說。

所以，在選定交流時間之前，HR部門應在離職面談前做好充足的準備，先了解離職者的基本資料，根據離職者的情況，準備好面談的話題，再安排面談的時間和地點。

第一步，離職面談的準備階段

應根據離職者的基本資料分析員工的性格特點，預測和把握其可能的態度，了解員工近來的表現及變化，了解直接上級、同事對其的評價。

梳理可（將）給予員工提供的機會與福利，了解員工享有的權利及應承擔的責任等，并針對離職者提出的問題分別展開詢問，時間應控制在20 ~35分鐘為宜，地點應選擇輕松、明亮的空間。

第二步，離職面談的實施階段

第一次離職面談

對于主動提出辭職的員工，員工直接上級或同事得到信息后應立即向其部門負責人和人力資源部反應，擬辭職員工部門負責人應立即進行離職面談，了解離職原因。

對于欲挽留員工應進行盡量說服挽留，對于把握不準是否挽留的，應先反饋到人力資源部，以便共同研究或匯報，再采取相應措施。

第二次離職面談

應由人力資源部主導，主管級以下員工可由員工關系主管或人力資源副經理進行面談；主管級以上員工（含主管級）由人力資源部經理或以上級別的負責人進行面談。

原則上企業談話人應比離職者的職級略高，至少應對等。第二次面談應技巧性地讓離職員工自愿留下聯系方式，以便跟蹤管理，創造合作機會。

離職面談注重“開放性原則”：

多問一些類似“什么” “如何”和“為什么”等開放式的問題，而不是用“是”或“否”就可以回答的封閉式的問題，除非你需要對某個觀點加以確認。

面談時還應選好交流的主題，且盡量使之與離職員工利益直接相關，如對跳槽性質的員工進行面談應重點了解其辭職的原因和想法，究竟是為了個人發展、學習及家庭原因，還是對企業管理模式、管理層工作風格、團隊氛圍、績效評價狀況、當前職位工作內容等不滿。

離職面談注重“暢所欲言原則”：

在離職面談的過程中，代表企業與離職者進行面談的人員應多聽少說，給予離職人員合適的空間和足夠的時間。適當的時候，應對離職人員進行善意引導或打消他的疑慮，而不是施加壓力。

要記住，面談的目的是探出離職人員的想法、意見和對一些問題的答案，而不是進行說教或訓誡。

第三步，離職面談的統計階段

記錄好談話的所有信息，并且檢驗離職面談信息真偽，提煉信息輸出報表，采取相應改進措施，及時存檔。

遇到敏感問題最好記在心里而不要當面記錄，等面談結束后再用書面形式記錄下來。通過與助理和在職員工的面談，驗證離職員工信息的真偽，最后對面談信息進行客觀的分析，得出真實的離職動機。最重要的是要將面談重點記錄下來，便于之后的分析整理工作。

人力資源部門應以月度、季度或年度等為時間單位，將離職面談所獲的信息、數據進行細致分析，提煉出導致員工流失的關鍵要素，測算出流失成本，綜合成離職原因分析統計報表。

通過分析匯總，全面反應員工離職的真正原因、整體人事變動情況以及據此提出的改進公司政策、管理制度方面的建議，報分管領導參考決策。

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