2021-10-26 閱讀次數: 1748
職員阿文這幾天有些郁悶,起因就在于工作期間因秒回了領導發來的一條微信,引來了一系列不良反應。
當時,領導突然通過微信發來一份word文檔,阿文看到后,文檔還沒有打開,便直接回復:好的收到。
過了一會兒,領導又發來信息:這份文件有幾處錯誤,比如......
領導正準備舉例子,“好的我改”阿文的回復又接踵而至。
“你知道改什么嗎,就改改改”領導那頭明顯有些不滿意,“不要那么急,反應快但不動腦子,可不行,工作得認真啊。”領導又做了補充回復。
原本想通過迅速回復領導的微信,讓領導感到個人受尊重,工作也受重視,沒想到卻落了個“偷雞不成蝕把米”,一時間,阿文的工作積極性也由此而備受打擊。
職場里,借助手機微信進行工作上的安排、部署,已經成為上下級之間非常普及的溝通方式了,領導發微信,下屬做回復,更是工作當中一種主要的工作互動方式,但這里包含著不少學問,其中回復的時機把握,就是非常重要的一條。
回復過快,除自身會因對事情了解得不充分,增加出錯的概率之外,在領導那里很多時候也會被認為上班摸魚或者做事毛手毛腳。
回復過慢,則會被認為對于領導的要求,不予重視,有意拖延,從而使個人形象在領導那里打了折扣。
究竟如何回復領導微信,不妨先從領導發微信的目的,稍作分析。通常來講,領導發微信主要出于5個目的:
1.工作所需,需要給下屬部署工作任務;
2.遇有急事,需要下屬做出反饋,給出結論;
3.與工作無關的日常聊天;
4.檢驗一下下屬的工作狀態,是否在摸魚;
5.毫無意義的帶有騷擾性質的溝通與交流。
由此,能夠看出不是每條微信都需要做出秒回,有的甚至完全可以忽略,否則的話,結果往往適得其反。
當然,除第5條之外,對領導發出的微信做出回復則是必須的,可以試想一下,若是很急,沒有回復,領導會將電話打過來,此時的口氣則會與先前截然不同;若是不急,也并不意味著不存在,倘若一直遲遲不理會,電話依然還是會打過來,工作終究還是要繼續的。
而要做到恰當而又合理地做出回復,核心原則就是破除規律化。即,不能一條路走到黑,一個方法用到底。凡是領導的微信都清一色地秒回,讓領導感覺過于受寵若驚;或者一概是輪回,讓領導覺得你很佛系,對于領導交待的工作,不重視,不上心。建議從如下4個具體方面加以改善:
1.及時回,抓住機會
及時回復領導的微信,可以說是下屬最為常見的做法。能否及時回復領導微信,反映出做為下屬的工作態度與敏感性,而且往往都是通過一兩次微信的回復情況,領導據此對下屬的工作可靠程度、能力狀況還有作風養成等,形成一個初步的判斷,乃至做為調整使用的初始依據。
以下兩種情況,做為下屬需要做到及時回復,做到秒回也不為過。
第一種,臨時突發的情況。比如,應急的工作,制作匯報用PPT,需要第二天就上交工作成果;準備與客戶達成某項協議所需的相關數據,還有需要即時召開的關鍵性會議等等,對此,下屬需要立刻做出反應,并按照領導意圖盡快完成。
第二種,難得的機遇。領導幾經努力協調到的提職、培訓、外出學習等,帶有自身切身利益的機遇,對此,也需要及時給出答復,哪怕個人因種種原因想給予否定,但在回復一定要及時干脆,而不能遲遲無動于衷,否則,很容易破壞你在領導那里所建立的工作信任。
通常情況下,一條信息發出去,對方都是大概率希望盡快得到回應的,而做為下屬務必要根據微信的內容作出相應的回應,不必秒回,但速回所占比率往往很大。
2.定時回,保持專注
要完成好一項工作,不在一定的時間保持相對專注,很難做到。通常來講,在工作開展過程中,特別是需要周密思考的方案、匯報與計算等工作,倘若中途遇有微信,自己再做出一一回復的話,很容易出現思路被打斷,統計重新起算的情況,嚴重的話,則會導致該項工作被持續拖延。
日常當中,我們經常看到有的人因乘坐飛機、參加重要會議、考試等,會在朋友圈群發一條類似“禁言中,有事兒請微信留言,稍后回復”等提示語句,以此來告知他人,自己暫時不能及時回微信的原因,也給自己專注于完成當下的事情,不被外界打擾,找到了一個恰當的理由。
由此,在平時工作中,若遇有需要集中精力與時間,不被外界的工作,可以提前“安民告示”,讓領導與同事知曉你此時的工作狀態,不方便接聽電話與回復微信,等工作完成后再加以逐一進行回復。
同時,如若感覺發朋友圈提示有些做作,那么,還可以在工作中堅持隔半小時或45分鐘看下微信,有目的、有選擇地瀏覽領導或業務相關人員的微信,進行定時回復,其余微信可選擇利用下班前一段時間,進行定時批量回復。
如此一來,既可以保持工作的專注度,又可以避免因長時間不回復領導微信所帶來的尷尬與誤會。而為了能保證定時,可以利用番茄鐘、計時器等輔助手段,屆時加以語音或鈴聲提醒,然后,將瀏覽與回復微信做為工作間隙的一項必備內容,可謂一舉兩得。
3.緩著回,有意矜持
有句話,趕得早不如趕得巧,同樣,回微信也要講究一個巧字。這里就需要增強對微信內容重要程度的辨識能力,重要程度稍弱的微信內容可以進行緩處理。具體來講有3類:
第一類,群發內容。有時領導為了工作方便,會在工作群里群發一些微信內容,諸如管理方面的要求,日常安全的一些提醒還有工作上的一些細節等,這些基本上都屬于不算太緊急的事情,沒有必要即刻做出回應。
第二類,公開表態。有些微信內容,比如對某項活動的建議,還有對某一工作的贊成或者反對,倘若領導發在工作群里,那么,盡量不好急于表態、甘當“出頭鳥”,否則,很容易帶偏節奏。
你的一句“贊同”,后面通常會跟來一波“贊同”,但有的人員盡管字面發的是“贊同”,但內心卻不愿意,如此,你無形當中便得罪了他人。而且,這時候,領導也不想看到你秒回的樣子,他提出的問題,也是需要下屬有一個思考的過程,秒回會被當成敷衍的表現。
第三類,試探詢問。典型的就是領導問你“忙不忙”,這時無論忙與不忙,都不宜進行秒回。說忙,則是直接回絕領導,說不忙,則意味著你一直處于清閑狀態,摸魚擺弄手機等著領導給安排任務。
正確的做法就是,稍緩一會兒,思考一下領導可能交待的工作任務,然后回復:“我正在撰寫xxx,領導有事兒您說話。”
借助微信溝通,很多信息都是有語境的。倘若習慣于秒回領導信息,錯了又不好撤回。一是顯得不專業,二是倘若撤回的信息被領導看到,而再次回答的內容與原先相反,領導則會對你又產生其他看法。
總之,晚一會兒回復沒問題,領導不會就此責問你,但未經過大腦思考而進行秒回,則會拉低自身形象,有時還可能增加工作難度,一旦做不好,反而讓自己沒面子,讓領導覺得你沒腦子。
結語
時機不對,努力白費。微信溝通,看似小事一樁兒,但也蘊藏著輕重緩急,先來后到的道理。只有仔細辨別,認真體會,謹慎而為,才能逐漸摸出內在的門道與竅門。