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檔案作用

首先，員工檔案管理是指對員工的入職信息、員工簡歷、勞動合同、薪酬調查、移動等資料管理的統稱。

對于用人單位來說，主要有以下幾方面的作用：

●數據支持。為人力資源規劃及人員的管理決策提供原始資料。人事工作開展的基礎與數據支持；

●決策參考。企業人力資源的現狀→標桿企業與市場/行業數據→繼而為企業制定人力資源戰略/項目、招聘、培訓等決策提供參考；

●推動開展各項變革工作。企業實施經營策略組織架構或崗位調整時預先做好相應人員的溝通或信息收集，推動平穩和諧地開展各項變革工作；

●人才管理。讓員工清晰自己在企業知識經驗技能的發展，建立員工的成就感，展現企業對人才的尊重與服務，讓員工在企業成長可被見證。為企業建設內外人才供應鏈；

●文化與品牌。企業與員工的關系建立與情感維護；

●法律要求。為企業處理員工的有關問題提供依據和憑證。

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管理內容

人事檔案管理的內容，應包括：

●1、勞動合同。主要是勞動合同、競業禁止協議、保密協議等；

●2、履歷材料。是指個人經歷和基本情況，包括：個人簡歷表、履歷表、員工登記表等；

●3、培訓材料。內部培訓、外部培訓、專項研討會等；

●4、崗位技能和學歷材料。包括：評定專業技能的考績，學歷、學位、培訓結業成績；

●5、異動材料。包括：員工入職、員工離職、員工晉升、薪酬變更等資料；

●6、崗位職責。明確崗位職責以及其他材料都需要確認并簽字。

另外，由于員工檔案記錄員工個人在職信息，應該進行保密管理，主要領導調閱應該授權處理。此外，員工檔案信息應該注意信息變動后的更新。

在檔案管理中，應嚴格執行保密制度，保證檔案安全。

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管理建議

●1、統一保管：專門部門專項保管，如人力資源、檔案管理、信息安全；

●2、原則：條理清晰、完整真實、精確實用、系統規范、動態更新；

●3、數據：數據安全級別（根據數據類別、用戶類別）：只讀、編輯、隱藏；定期備份（每周或每日或每月）；

按固定模板及時做好數據的收集→數據統計與分析向不同員工分享報告[管理團隊-人力月報/所管轄部門HR項目的進展/管理建議和預警/直接下屬的招聘入職試用培訓績效ER等各種HR事件；高管-人力成本分析；財務-人力資源預算執行；HR部門-人力及各項目標計劃完成]；

●4、信息保密管理：錄入→審核→更新；接受→登記→定期核對→及時歸檔（獨立編號；專門存放；離職后2年保管）；

可引入內外部審計或外包給專業的檔案管理機構；建立人事信息保密管理制度（結合信息安全管理、獎懲管理、崗位操作手冊）；檔案保密級別→可借閱/禁止借閱；借閱時需要申請→審批→登記→歸還，禁止復印或掃描，持續完善管理制度和技術實施保障。

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